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ハード・インフラ面の整備

ノートパソコンの準備

社内で使用しているデスクトップのパソコンをノートパソコンに置き換えることも従業員の皆さんがリモートワークを実施しやすくする為の一つの方法です。

専門的な業務を除いて、最近のノートパソコンはデスクトップに比べても差し支えないパフォーマンスになりつつあります。

 

サーバーへのアクセス

アクセス方法や関連する要検討項目を記載していますが、これらは並行して活用することもできますので、セキュリティ面・利便性・コストを含めて検討することがおすすめです。

 

VPN等のネットワーク構築

社内のファイルやデータの情報管理に、社内サーバを導入されている企業が多くなってきていると思います。自社内にサーバーを準備している場合、社内のネットワーク環境下ではサーバーにアクセスできましたが、社外からはアクセスできない設定になっている場合が多いでしょう。

その場合、社外からアクセスできるようにすることが必要です。最近ではVPNを使用して接続することが多いです。

 

VPNとはVirtual Private Network(バーチャルプライベートネットワーク)の略。仮想的に作られたプライベートのネットワークという意味で、仮想専用線とも言われます。自身のもつ通信機器からインターネットにアクセスした際、暗号化などをして通信することで他人がインターネット上で情報を見てもわからないようにする技術やそのネットワークです。

 

このVPNを使用して社内のサーバーへアクセスします。

 

リモートアクセスの準備

社内ネットワークの設定や接続環境、外部企業・法律の取り決め上、社外のネットワークから直接サーバーへの接続が難しいケースもあるかと思います。

その際は、リモートアクセスも活用できます。

 

リモートアクセスとは、物理的に離れている情報機器を遠隔で操作することです。こちらを活用することで、会社の中にあるパソコンを社外から遠隔で操作できます。

 

<外部のリモートアクセスツール紹介記事>

テレワークを加速させるリモートアクセスツールの選び方。種類や違いは?(アスピック)

https://www.aspicjapan.org/asu/article/2073

 

外部クラウドサービスの導入

リモートワーク化を進める際、同時に外部クラウドサービスを導入することもおすすめです。

自社サーバーに外部からアクセスさせようとした際、アクセスの制御をどこまで行うか、どのように行うかをそれぞれの社員の環境に合わせて整える必要があります。

一方で外部クラウドサービスでは、あらゆるケースを想定したアクセス方法やセキュリティ面に関しても考慮されています。(すべてのデータを外部に配置せず、秘匿性の高いデータのみ、社内に残すといった方法も検討可能です。)

その上、そもそものサーバー管理コストや利便性においてもメリットがあります。

 

リモートでのインターネット接続環境の準備

これらのインターネット接続環境の整備について、会社が支給・補助するか、個人で準備するよう指示するかを予め議論しておく必要があります。

 

自宅

<インターネット接続>

インターネット通信会社経由で家庭におけるインターネット環境を準備します。

各社によって差はありますが、他の接続方法と比較して接続の安定性やスピードが早いことが多いです。

  • 接続回線の選定

申込み形態は大きく2種類あります。スピードが早く、比較的高価な「光回線」と、スピードは劣るがコストの安い「ADSL回線」があります。しかし、ADSL回線は数年でサービス終了を予定しているため、これから申し込みをしてしまわないよう注意が必要です。

 

また、回線の業者についても、多くの企業がサービスを提供しているため、選定が必要です。独自で光回線を所有しているNTTのような企業もありますが、他の回線業者を選定してもネットワークについてデメリットはありませんので、ご自身に合った回線プランを選べる業者を選定することがおすすめです。(ケーブルテレビの業者や電話回線業者がセットで販売しているケースが多いため、これらとのセット価格を確認すると良いでしょう。)

 

  • 回線費用

回線使用料・プロバイダ費用(左記2つは一緒になっているケースが多い)と工事費がかかります。これらの費用はお住まいの環境(戸建て、集合住宅、すでに回線が接続されているかどうか)によって大きく変わります。回線使用料が安くても、実は工事費が高額になるといったケースもありますので、事前の確認が必要です。

また、リモートワークを導入予定の企業から従業員に斡旋したり、企業が補助する場合は複数人で同時に申し込むことができると思いますので、業者へ価格交渉ができるかもしれません。

 

  • 機器等の準備

集合住宅にてWi-fi等の電波を住宅内に準備している建物もありますが、一般的には個人で機器等の準備が必要です。回線業者がレンタルする場合もあります。

通常必要な機器は【モデム】と【ルーター】です。モデムは部屋の電話線まで来た通信を部屋の中で使えるように変換するものです。モデムは通常、回線を持っている企業(NTTなど)からレンタルされるケースが一般的です。ルーターは部屋の中で使えるようになった通信をWi-fiとしてお持ちのパソコンやスマホに接続できるようにするものです。(ルーターがなくても、有線LANケーブルにてパソコンと接続が可能ですが、最近のノートパソコンには有線LANの差込口がない場合がありますので、要注意です。)これらが一体となったモデム内蔵ルーターもあります。

 

<モバイルルーター(ポケットWi-fi等)の支給>

モバイルインターネット回線業者経由で、持ち運び可能なモバイルルーター(ポケットWi-fiなど)を準備します。

モバイルルーターを使用するためには、【通信(≒SIMカード)の準備】と【モバイルルーター】が必要です。これらは別々に準備することもできますが、業者がセットで提供しているケースが多いです。

携帯電話会社がこれらのサービスを提供しているケースが多く、携帯電話同様、格安SIMを活用することも可能です。

 

<会社用スマートフォンでのテザリング>

すでに会社携帯を従業員に渡していてそれがスマートフォンの場合、または、これから渡そうとしている場合、テザリングで接続する方法も検討できます。

テザリングとは、(上記)モバイルルーターとして、手持ちのスマートフォンを使用する方法です。テザリングを使用する際は、契約内容を事前に確認しておく必要があります。テザリングができる契約になっているか(契約内容によってはテザリングができない場合があります。)、業務をするために充分な通信容量の契約になっているかについて、予め確認が必要です。

 

サテライトオフィス(レンタル・シェアオフィスの活用)

家庭内では集中できる環境が準備できなかったり、物理的にプリンターなどのハードを使える環境が必要な場合は、サテライトオフィスを活用できます。

 

  • セキュリティ面の注意

外部の環境を活用するため、セキュリティ面に関する注意が必要です。

    • ネットワークの接続が、オープンになっていないか(パスワードが掛けられているか)
    • 受付や入館時の管理が行われているか
    • 作業時にパソコンやノートが覗かれる環境になっていないか
    • 電話やTV会議等、音が漏れることで情報流出してしまうリスクを考慮できているか
    • うっかりコピーした資料を置いたままにしてようにする
    • ノートパソコンは開く際にパスワードが必要な設定にしておく

 

  • 利用料

利用料は従業員が個人負担をすることも可能ですが、法人で契約することで比較的安価に利用することも可能です。

 

電話受け取り

オフィスに常勤する人がいなくなった場合、一般的な企業では代表電話の受け取りに関して困るケースが考えられます。

 

出社している従業員が電話を受け取る

物理的な業務を考えると100%の社員がリモートワークを実施しているケースは少ないと考えられます。そのため、従来どおり出社している従業員が電話を受け取ることも可能です。

ただし、

  • 受付後、内線で転送ができない
  • 出社した従業員に業務が偏ってしまい業務効率やバランスが崩れる
  • 出社している従業員数が少なく、離席した際にオフィスに人がいないため受付ができない

といったことも発生するため、全社的にリモートワーク

 

個人の電話を主に活用する

最近のインターネット企業等では、インターネットや名刺に公開している代表電話自体がない会社も出てきています。

業務上必要な電話は個人にかけられるよう、取引先への周知や名刺雛形の修正、メール署名の修正等を行います。ご案内やオペレーションの変更など、準備に手間はかかりますが電話受付をする時間の業務効率アップにも繋がります。

 

転送サービスを利用する

個人の電話を主に活用してもいくつか課題が出てきます。

  • 代表電話はなくならない(少数でも電話はかかってきてしまう可能性がある)
  • 個人の電話番号を取引先に知られたくない従業員がいる

これらの問題は、電話の転送サービスを活用することで解決できます。

代表電話については、複数の電話へ同時転送させ、会社の代表電話と同じような機能を提供しているサービスもあります。また、個人の電話番号を知られたくない場合も、会社用の電話番号(個人の電話番号とは別)で着信・発信ともに行うことも可能です。

 

これらの対応をする場合でも、電話番号の変更等、取引先からの理解が必要なケースも出てきますので、会社の方針としてリモートワークを推奨している旨も案内、公表することで従業員の皆さんが働きやすくなります。

 

ICT環境導入の手順

オフィスで働く人、自宅で働く人、サテライトオフィスで働く人、それぞれが円滑に業務を進められるようにWeb会議システム、タスク管理システム、労務管理システムなどを導入するとよいでしょう。

 

<ICT環境導入の手順>

①現在のICT環境の確認

②テレワーク環境の方式選択・各種ツールの選択

③環境・ツール導入のためのサービスの選定

④ 導入に必要な期間の確認

⑤導入中の業務の停滞箇所・要調整箇所の確認

⑥導入期間の全社周知(システムの利用に関する従業員向け研修)

⑦システム導入~システムの実際の稼動

 

<利用PCの種類とそれぞれのメリット・デメリット>

・ファットクライアント型PC

内蔵しているハードディスクの中に情報を保存するタイプのPCです。そのためPCを盗難されたりすれば情報漏洩のリスクが高くなります。ファットクライアント型PCをシンクライアント化することは可能です。

 

・シンクライアント型PC

サーバー上で情報の保存が行われるタイプのPCで、情報はPC内に保存されず、出入力の機能しかもちません。そのため端末を紛失した場合でもデータ漏洩のリスクがありません。ただしサーバーを準備する必要があります。