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従業員へのルール・周知・案内

リモートワークの実施環境を整えてるだけでも、様々な検討が必要になりますが、最も重要なのは従業員の皆様がリモートワークに適用し、成果を出すことです。

そのために、早く従業員の皆様に環境に慣れてもらえるよう、心の準備ができるような対策や、ルールの策定が必要です。

 

心の準備(対面コミュニケーションとの違い)

リモートワークを実施した際、当然ながら対面のコミュニケーションができなくなります。

これらの共通認識を明確に従業員間で持つことにより、コミュニケーションエラーやそれらができないことに対する苛立ちを減らすことができます。

伝える場が少ない

普段の職場環境では、仕事をしている姿を見る、聞くことができるため、話し相手がどのような状況にあるかを察することが可能です。しかし、相手の環境が遮断されるため、「連絡をしていいものなのか」「いまは他の作業に集中していないか」など、気にすることや不安になることが多く発生します。

また、これまでは自然に発生していた挨拶や雑談の場がなくなります。さらに、テレビ会議等では、タイムラグの問題で伝える情報を減らしてしまうため、最低限の議題以外を話さなくなります。(無駄な会議時間が減って良いという議論もありますが、情報伝達の機会が減ることには変わりありません。)

 

伝える情報量が少ない

人間は通常、五感を通じて様々な情報を大量にインプットしています。しかし、リモート環境下では、その情報量が圧倒的に少なくなります。つまり、「いつも以上に気をつけてコミュニケーションを取らなければ、いつも伝わっていたことが伝わらない」ということを前提にする必要が出てきます。

 

伝える場が少なくなる影響で、単純な会話の量が減り、その代替としてテキスト(チャットツール・メール)のコミュニケーションが増えます。タイピングが得意ではない人にとっては非常にストレスになりますし、感情表現や行間を伝えづらくなります。

 

ルール(ルールの策定)

伝える場や情報が減ってしまうリモート環境下で、予めルール化してしまうべき内容を記載します。

ルール化すべき項目

  • 「何をやっているか不安」であることを解消する
    • オンラインスケジュール表に作業予定・実施結果を記載する
    • TV電話、音声を業務時間中は常時接続する(話しかけたいときだけミュートを解除する)
    • チャットツール、TV会議システムのステータス(連絡可、離席中、業務時間外など)を更新する
  • コミュニケーション回数を増やす
    • 朝礼、夕礼などの回数を増やす
    • ちょっとした質問でも電話やTV会議を許容する
    • テレビ会議での食事会や飲み会を実施する
  • コミュニケーションルールを変える
    • テレビ会議中に雑談・アイスブレイクの時間を含める

(普段、テレビ会議では定型的なコミュニケーションになりがち。あえてイレギュラーなコミュニケーションを混ぜる必要性がある)

    • チャットツール・メール等で感嘆符や絵文字や顔文字を使用させる
  • リモートMTG実施時のルール
    • MTG実施時にいる場所を指定する(雑音のない場所として、カフェを不可にするなど)
    • 内職をしない
    • ビデオ設定をONにする

 

問い合わせ窓口の設置

会社によって文化や風土が異なり、各企業それぞれの問題や課題が必ず発生します。そのため、実際に実施してからの対策として、

  • メンタル面のケア
  • インフラ周り(ネットワーク接続等)の問題点確認

これらに対応できる問い合わせ窓口の設置や、開始直後は定期的にアンケートを取るなどの対策が必要です。